WhatsApp Business como funciona

WhatsApp Business es la aplicación de mensajería más usada por Emprendedores y Empresas para comunicar con sus clientes de una manera más personal.

No solo eso, a esto se suma que WhatsApp es la aplicación de mensajería más utilizada en el mundo.

Según los datos de Messenger People se estima que el 95,1% de los usuarios que utilizan aplicaciones de mensajería usan WhatsApp, mientras que Facebook Messenger es utilizado por el 64,9%.

Estos datos revelan cuanto las personas prefieren usar WhatsApp para mensajear y del mismo modo muchos emprendedores y empresas aprovechan esta herramienta de comunicación.

Messenger People

Dicho esto, lo que no todo el mundo sabe es que además de la versión clásica de WhatsApp, existe una versión dedicada a Emprendedores, estamos hablando de WhatsApp Business y de esta aplicación hablaremos ahora.

En este artículo veremos WhatsApp Business: Cómo funciona… o sea veremos por qué los Emprendedores deberían usar WhatsApp Business, como hacer los primeros pasos, cuales son las funciones más potentes y qué errores no cometer.

Todo lo que aprenderás en esta guía son acciones de marketing que nosotros de Emprendedor Eficaz usamos día a día.

Por qué un Emprendedor debería usar WhatsApp Business

WhatsApp es una herramienta de comunicación muy potente, a continuación te menciono los principales motivos del porque un Emprendedor Eficaz debería usarlo.

Crea una relación más personal

WhatsApp es útil para nosotros los Emprendedores porque nos permite de comunicar en manera directa e inmediata con nuestros clientes o clientes potenciales. De hecho, el tipo de comunicación que se tiene con WhatsApp es de “uno a uno” y no de uno a muchos, como sucede con otros canales como por ejemplo las newsletter, donde nos dirigimos a un “número masivo”de personas.

El tipo de comunicación que se percibe usando WhatsApp es la de una relación más personal. Y esta percepción de relación más personal se obtiene también cuando se envía el mismo mensaje a más personas usando las “listas de difusión” o “broadcast” (che veremos dentro de poco). Esta percepción nace por el hecho que todos nos esperamos de hablar a través de WhatsApp con solo con una persona. Se puede decir que esta comunicación virtual se puede equivaler a una comunicación cara a cara, esto hace que sea una herramienta de comunicación perfecta para hacer marketing.

Potencia las conversiones

Los mensajes que envías por WhatsApp son mensajes que son realmente leídos. Esto quiere decir que tus clientes leen tus comunicaciones o propuestas, y esto te permite de potenciar tus conversiones.

Los mensajes instantáneos crean una sensación de urgencia en el destinatario. Apenas una persona ve una notificación en su smartphone, muere de curiosidad por ver de qué se trata. A demostrar todo esto están los datos relacionados con las tasas de apertura de las comunicaciones: en promedio, para los correos electrónicos la tasa de apertura es del 20 al 35%, mientras que para las aplicaciones de mensajería la tasa de apertura es del 70% al 80%. A este punto se puede decir que las posibilidades de que un mensaje de WhatsApp sea realmente leído es muy alta.

Fortalece la Atención al cliente

WhatsApp te permite de brindar una mayor atención al cliente, de hecho, te permite de comunicar tempestivamente con ellos. En este modo podrías por ejemplo comunicarles que el producto ordenado ha llegado a tu punto de venta, o que has enviado el producto por delivery, o podrías usarlo para recordar una cita, etc.

Aplicación versátil

WhatsApp es una herramienta de comunicación muy versátil porque la puedes integrar a tu sitio web y a tu página de Facebook. Esto te permitirá de optimizar la comunicación dentro del ecosistema de tu negocio.

Potencia la comunicación interna entre tus colaboradores

En la guía “Cómo iniciar un negocio” hemos visto la importancia de optimizar la relación y la comunicación entre tus colaboradores o el personal.

En este caso WhatsApp te puede dar una enorme ayuda; puedes crear por ejemplo un grupo donde también puedes comunicar de forma remota, para dejar recordatorios o compartir los resultados obtenidos en el día. WhatsApp puede ser un lugar de encuentro donde todo el personal pueda dar sus informes, pueda mantenerse informado y pueda hacer preguntas.

Es una aplicación Gratuita

WhatsApp es una herramienta gratuita, en pocas palabras no tienes que invertir nada para usarlo.

Dicho esto, después de haber analizado “porqué deberías usarlo”, ahora no te queda otra opción que probarlo y analizar sus resultados. Analiza si tus clientes aprecian este tipo de comunicación y si te ayuda en la gestión de las operaciones de tu negocio así como en los procesos de venta.

Después de haber analizado su importancia, ahora veamos cómo empezar a usar WhatsApp Business.

Cómo funciona WhatsApp Business: los primeros pasos y las funciones que absolutamente tienes que utilizar

El primer paso que tienes que hacer para empezar a usar WhatsApp Business es descargar gratuitamente la aplicación desde el app store de tu smartphone, sucesivamente podrás usarlo también desde tu computadora.

Ten presente que tienes que destinar un número de celular para WhatsApp Business, en pocas palabras no puedes usar un número en la cual esté presente Whatsapp tradicional (de tu perfil personal) y al mismo tiempo esté presente en ese mismo número WhatsApp Business.

Nota: si instalas las dos aplicaciones en un mismo móvil, el sistema te pedirá si en ese móvil deseas usar WhatsApp Business o WhatsApps tradicional.

Hecho esto tienes que configurar el nombre de tu negocio o empresa y sucesivamente configura la foto de perfil, en este caso te aconsejo de usar el logotipo de tu negocio.

Como puedes ver, hasta aquí parece todo muy similar a WhatsApp tradicional, para llegar a las funciones dedicadas a las empresas tienes que dirigirte a la opción “Herramientas para la empresa”, veamos cómo hacer todo esto.

Configurar: Herramientas para la empresa

Para llegar a esta opción tienes que hacer clic en:
Configuración > Herramientas para la empresa

Entrando en esa opción, podrás configurar todo esto:

Perfil de empresa: aquí podrás insertar una descripción de tu empresa, tu horario comercial, la dirección de tu empresa, tu correo electrónico, tu sitio web, podrás también insertar la categoría en la cual se encuentra tu empresa.

Catálogo: en esta sección podrás mostrar tus productos e/o servicios

Mensaje de ausencia: aquí podrás insertar un mensaje automático que podrás activar cuando no estés disponible para responder por WhatsApp.

Mensaje de bienvenida: este es un mensaje que los clientes podrán recibir cuando inician una conversación contigo.

Respuestas rápidas: esta opción te permite configurar respuestas a las preguntas mas frecuentes. Por ejemplo, si eres dentista y una de las preguntas mas frecuentes que te hacen es si la primera cita es gratuita, tu podrás configurar esta respuesta en modo que puedas un mensaje que explica si es así o no. En este modo cuando un cliente te hará esta pregunta tú podrás seleccionar tu respuesta rápida que por ejemplo lo configurado con la palabra “/primeracita”.

WhatsApp Business Respuestas Rápidas

Etiquetas: esta opción te permite organizar fácilmente chats y clientes. Las etiquetas te permiten asignar un cierto “estado” a un contacto o a una conversación. Por ejemplo, podrías utilizar una etiqueta verde para los clientes que te escriben por primera vez, o de color amarillo para un orden que tiene que ser entregado por delibery, en este modo podrás identificarlo rápidamente para mandarle un mensaje cuando será enviado. Del mismo modo puedes etiquetar de color plomo aquellos clientes que aun han comprado, o de color Azul tus mejores clientes. Las etiquetas te serán útiles también para los “mensajes de difusión” que veremos dentro de poco.

whatsapp business etiquetas

Cuentas Vinculadas: esta opción te permite ver si tu WhatsApp Business está vinculada a Página de Facebook.

Enlace directo: entrando en esta opción encontrarás el enlace y el código QR de tu WhatsApp Business que podrás compartir en tus redes sociales, por correo electrónico, en tu sitio web, etc. en modo tal que tus clientes puedan iniciar fácilmente una conversación contigo.

WhatsApp Business cómo funciona para los Emprendedores: 6 funciones potentes

Existen 6 funciones muy potentes que un Emprendedor tiene que usar absolutamente, estas funciones son:

1. Usar los estados para comunicar novedades y ofertas

Las historias son muy apreciadas en Facebook e Instagram. Del mismo modo está sucediendo con WhatsApp donde es llamado Actualización del estado. Estamos hablando de contenidos que son visibles en los follower por 24 horas. Estos contenidos pueden ser fotos, texto, GIF y videos con la cual tus clientes pueden interactuar por un periodo limitado de tiempo. Es por este motivo que son una óptima herramienta para comunicar novedades, productos/servicios o ofertas del momento.

Esta acción muy simple de usar te permitirá atraer la atención de muchos clientes que demuestran interés en tu contenido iniciando en este modo una interacción con tu negocio o empresa, sin resultar invasivo o como contenido spam.

2. Listas de difusión o broadcast

Las listas de difusión te dan la posibilidad de organizar los contactos en listas. Esto te permitirá enviar mensajes dedicados en base a cada lista o grupo de personas. Por ejemplo a una lista de personas que han comprado tu producto o servicio, o una lista de personas que te han contactado por primera vez, o una lista de personas que te han contactado por un determinado contenido, etc.

Gracias a estas listas podrás enviar un mismo mensaje a varios contactos contemporáneamente pero hablando de un contenido específico para ese grupo de personas.

Las respuestas a este broadcast de estas personas las recibirás solo tu, el cliente o potencial cliente tendrá la impresión de ser el único de haber recibido este mensaje.

Atención: Para que los usuarios reciban tu mensaje, ellos tienen que haber memorizado entre sus contactos el número de tu negocio. Por este motivo es importante invitar a los clientes a memorizar el número de nuestro negocio si están interesados en recibir nuestras comunicaciones a través de WhatsApp.

3. Catálogo: muestra tus productos o servicios

En WhatsApp Business es posible crear un catálogo de tus productos o servicios, de este modo tus clientes podrán observarlos fácilmente y obtener todas las informaciones necesarias para efectuar una compra.

Esta herramienta es también muy útil porque te permite mostrar directamente desde una chat el producto mas adecuado para tus clientes.
Por ejemplo, si tienes un negocio de bolsos y carteras, y el esposo de una de tus clientes te pregunta cuales son los últimos modelos de este año ya que quiere hacerle un regalo, tú podrías directamente mostrarle los artículos que esta persona está buscando compartiéndolo directamente desde el catálogo creado.

Este modo de interactuar con tus clientes es muy útil e importante ya que es un proceso similar a la venta cara a cara que en este caso no sucede en tu punto de venta sino que en un espacio virtual. En este modo, tu cliente podrá aprovechar de tus consejos y experiencia, en este modo el proceso de compra se facilita significativamente. Si el cliente quedará satisfecho, debido a la relación que se ha creado en la interacción, no tendrá duda de comprar una y mas veces de ti.

4. Las videollamadas para presentar tus productos en vivo

Otro modo de poder presentar tus productos es gracias a las videollamadas.

Puedes fijar una cita con tu cliente para realizar una videollamada donde podrás mostrarle tus productos, así como si el cliente se encontrara en tu punto de venta.

Gracias a este modo podrás crear una relación de venta “cara a cara” dedicada a un cliente específico. Esta relación que se crea con este cliente se hará siempre mas estrecha ya que no solo escucha tu vos y tus consejos, sino que te ve a través de su smartphone, en este modo se pasa de una comunicación virtual a una comunicación mas real.

Una vez que el cliente decide de comprar podrás hablar sobre los métodos de pago (transferencia bancaria, PayPal, tarjeta de crédito o de débito, etc.) y de los modos de envío del producto.

En fin, como puedes notar la videollamada te ofrece la posibilidad de mostrarte a tus clientes y bajar la barrera de la desconfianza, por no hablar del servicio dedicado que les presentas.

5. Convierte un follower en un cliente potencial

WhatsApp te puede ayudar a convertir tus followers de tu Página de Facebook o Instagram en clientes potenciales.

En pocas palabras WhatsApp te ayuda a convertir aquellas personas que simplemente siguen tus publicaciones en personas que tienen una relación más cercana e inmediata contigo.

Gracias a esta acción las personas que te seguían de lejos en tus redes sociales, ahora se podrán quedar conectados contigo. Y gracias a esta acción, ahora tu tienes su número telefónico, puedes comunicarte y relacionarte con ellos en manera mas directa y constante, acompañándolo a realizar su primera compra.

Cuando un follower te contacta por WhatsApp pasa a formar parte de tu “base de datos”, por este motivo ya no es un simple follower porque pasa a ser un cliente potencial, o sea una persona que ha mostrado un fuerte interés en tus propuestas, en tus productos o servicios.

¿Cómo conseguir que tus followers se pongan en contacto contigo a través de WhastApp?

a) Facebook

Como hemos visto al inicio, las estadísticas nos dicen que WhatsApp es la aplicación de mensajería más usada, incluso más usada que Messenger y es por este motivo que deberías hacer saber a tus fans de Facebook que pueden contactarte en manera directa a través de WhastApp.

Nota: es verdad que también el Bot de Facebook es una optima herramienta, pero como hemos visto al inicio; WhatsApp hoy en día reina entre las aplicaciones de mensajería.

La primera cosa que te aconsejo de hacer es de integrar tu numero de WhatsApp a tu página de Facebook.

Para hacerlo es suficiente ir en:

Página de Facebook > Configuración > WhatsApp

Facebook configuracion WhatsApp

En esta sección podrás insertar tu número de WhatsApp que, después de ser verificado por parte de Facebook, será agregado en el perfil de tu página.

Sucesivamente puedes configurar el botón de llamada a la acción para activar una llamada a tu numero de WhatsApp.

Después, gracias a la integración con tu número de WhatsApp con tu página de Facebook; podrás insertar como botón de llamada a la acción de tus anuncios en Facebook el envío de un mensaje a tu número de WhatsApp. Del mismo modo podrás usar también WhatsApp en Facebook Shops para agilizar la comunicación con tus clientes o clientes potenciales.

Estas acciones permitirán que los usuarios de Facebook puedan ponerse en contacto directamente contigo en WhatsApp con un solo clic.

b) Instagram

En la Bio de tu página de Instagram puedes insertar el link de tu account de WhastApp. De este modo tus seguidores podrán ponerse en contacto de manera instantánea.

¿Cómo obtener este link? existen 2 modos para hacerlo:

Enlace Directo:

Puedes hacer copia / pega del enlace directo desde tu cuenta de WhatsApp.

Y para hacerlo es suficiente ir en:

Configuración > Herramientas para la empresa > Enlace directo

Enlace con mensaje personalizado:

Puedes “crear” un enlace y personalizarlo en modo que puedas insertar un mensaje predeterminado, como por ejemplo: “Mas información”.

Esto te permitirá facilitar la comunicación por parte del usuario ya que él no tendrá ni siquiera escribir el texto del mensaje.

Es así como se crea el enlace de tu WhasApp Business:

https://wa.me/numerodetelefonodewhatsapp

donde “numerodetelefonodewhatsapp” tiene que ser sustituido por tu numero internacional. No incluyas los ceros, paréntesis ni guiones cuando añadas el número de teléfono.

Por ejemplo, yo vivo en Italia y el prefijo es 0039 o +39 y mi numero de WhatsApp Business es 3806569137

A este punto tendría que escribirlo en este modo:
https://wa.me/393806569137

Es así como se crea el enlace con un mensaje predeterminado:

https://wa.me/numerodetelefonodewhatsapp/?text=mensaje

donde numerodetelefonodewhatsapp es tu número de teléfono completo en formato internacional y mensaje es donde iras a escribir tu mensaje predeterminado.
Atención: para poner espacios entre las palabras de tu mensaje tienes que insertar “%20” en el código.

Ejemplo final:
https://wa.me/393806569137/?text=Mas%20informacion

https://wa.me/393806569137/?text=Estoy%20interesado%20en%20reservar%20una%20cita

6. Chat de asistencia para tu sitio web

Según un estudio de Facebook, el 53% de las personas están más predispuestas a realizar una compra si es disponible una chat para la asistencia inmediata.

Es por este motivo que esta opción tiene que estar presente en tu sitio web o ecommerce ya que te permitirá facilitar el proceso de compra y por ende de aumentar tus conversiones.

Muy probablemente ya habrás visto el icono de WhatsApp en algunos sitios web…

chat de asistencia

Haciendo click en ese icono se abrirá una ventana de WhatsApp donde un usuario podrá chatear con el propietario del sitio web y pedir en este modo información o asistencia.

Gracias a esta función se crea un contacto directo entre el visitante del sitio web y el Emprendedor. Esta opción comparada a los clásicos formularios de contactos de los sitios web no tienen absolutamente nada que ver. Se puede decir que son dos modos de comunicación totalmente diferentes.

Para instalar este icono existen varios plugin disponibles (así como este), en todo caso te aconsejo de pedir al desarrollador o programador de tu sitio web que te configure esta opción.

3 errores que no tienes que hacer en WhatsApp

Existen 3 errores que muchos Emprendedores hacen y que tu no tienes que hacer absolutamente, veamos cuales son:

1. utilizar los grupos en vez de las listas de difusión (broadcast).

Es importante respetar la privacidad de los clientes.

Para enviar mensajes contemporáneamente a varios usuarios usa las LISTAS DE DIFUSIÓN, no uses los GRUPOS de Facebook.

Si con una cuenta personal de WhatsApp creas un grupo agregando a tus clientes para enviarles mensajes contemporáneamente, harás que tus clientes se encuentren con numerosas notificaciones causado por las interacciones de este grupo. Notificaciones que al final resultarán ser fastidiosas ya que en la mayor parte de los casos son notificaciones que no tienen nada que ver con ellos. ¿Resultado? este modo de violar la privacidad de tus clientes hace que abandonen tu grupo o lo bloqueen, llevándose un feedback negativo de tu grupo, por ende de negocio o de tu marca personal.

Las listas de difusión te permiten de enviar un mensaje a numerosos contactos contemporáneamente sin violar su privacidad de tus clientes ya que quien recibe el mensaje no podrá conocer el numero telefónico de los demás destinatarios así como no recibirá las respuestas de los otros usuarios.

2. Enviar mensajes Spam

Es de vital importancia segmentar tu base de datos, esto te permitirá potenciar tus conversiones ya que te permitirá enviar mensajes dedicados a cada uno de ellos y en este modo no llegarán nunca mensajes inapropiados que podrían ser interpretados como abusivos (spam).

Por ejemplo, podrías aprovechar las etiquetas (lo hemos visto hace poco) para diferenciar a tus contactos. Por ejemplo podrías diferenciar en este modo aquellas personas que por la primera vez te escriben (clientes fríos), del mismo modo podrías diferenciar aquellas personas que han realizado una compra (clientes calientes), etc. En este modo podrás crear contenidos o mensajes apropiados para cada uno de ellos.

3. Comunicar demasiado o en horarios inadecuados

WhatsApp es una herramienta potente de comunicación y por este motivo sus notificaciones no pasan desapercibidas en los smartphone de los usuarios.

A causa de esto, si envías numerosos mensajes, corres el riesgo de hacer perder la eficiencia de tus mensajes ya que los clientes se cansan. ¿Resultado? te harías percibir como un negocio invasivo y poco profesional. El resultado final sería el bloqueo de tu numero de WhatsApp Business.

Entonces, es muy importante analizar CUANTOS mensajes envías y del mismo modo también él CUANDO es importante. No deberías mandar mensajes fuera del horario de atención de tu negocio, por lo contrario te percibirán como poco profesional e/o indiscreto.

Conclusión

Arturo en sus videos y transmisiones en vivo recalca siempre la diferencia entre “Vender y Marketear“.

En esta guía – WhatsApp Business: cómo funciona – hemos visto cuánto esta herramienta de mensajería sea útil, gratuita, fácil de utilizar y sobretodo que es une herramienta que nos permite de hacer marketing.

No me queda que incentivarte a bajarte este aplicación y de usar todas sus funciones para aprovecharla al máximo. Experimenta, pon a la prueba todas sus funciones y verás que los resultados llegaran en manera concreta.

Recuérdate que esto no te lo digo porque lo he escuchado en alguna parte o porque lo he leído un libro, esto te lo digo porque lo uso todos los días y lo puedes ver en las acciones de marketing que hago con la marca Emprendedor Eficaz.

Videos recomendados

Antes de cerrar esta guía , te invito a ver los videos que te comporta aquí abajo.

El primer video te guiara a aportar valor a tus clientes y el segundo video te enseña la importancia que tiene otra herramienta de mensajería instantánea como el Bot de Messenger. Estos dos videos te ayudarán a potenciar tus estrategias de marketing.

5 Formas de Aportar Valor a tus Clientes

el BOT de Facebook: 5 principales ventajas

Estudios Recomendados: Academia Online de Emprendedor Eficaz

Un Emprendedor Exitoso sabe de marketing, saber de marketing significa saber usar las herramientas más eficaces que te permitan de aumentar tus ventas y  WhatsApp Business es una de esas herramientas.

Si ya nos sigues en nuestras redes sociales o sitio web, habrás notado como usamos todas las herramientas de marketing mas eficaces – entre ellos WhatsApp Business – para interceptar clientes y potenciar las ventas.

Si tú también quieres aprender de marketing, en la Academia Online de Emprendedor Eficaz aprenderás paso a paso como hacerlo.

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